Använd ACT! Reader och Microsoft Access för att läsa ACT! Data

Att använda Excel OLE/DB är ett mycket snabbt och enkelt sätt att få data ur ACT! för rapportering eller analys. Men denna metod begränsas något av de fördefinierade vyer som är tillgängliga för användning. Om du behöver mer information, eller mer detaljerade uppgifter, kanske du vill ta hjälp av ACT! Reader verktyget, som öppnar ACT! data för användning via ODBC.Obs: ACT! Reader är endast tillgänglig för ACT! Premium-användare, eller de som köper verktyget.

Så för att den snabba och smutsiga instruktioner få detta att fungera. (Jag antar att du har viss erfarenhet av Access och ODBC.)

• Öppna ActReader.exe. Detta verktyg används för att ange ett lösenord på SQL Server-instans som ACTReader ”användare” kommer att använda för en ODBC-anslutning.
• Öppna Microsoft Access. Vi kommer att använda detta i vårt exempel, men du kan använda andra verktyg.
• Gå till External Data>More>ODBC Database
• Välj Importera eller Länka tabeller och sedan OK
• Klicka på knappen Ny för att skapa en ny datakälla (fil eller Machine – spelar ingen roll)
• Välj SQL Server som driver
• Skapa ett namn och beskrivning för datakällan. Servern kan vara en maskin, men om du kör ACT! lokalt, välj din maskin. Lägg också till ACT7 i slutet av maskinnamnet. t.ex. MYLAPTOP\ACT7
• Klicka på ”Med SQL Server-autentisering …” radioknappen.
• Inloggnings ID är ”ActReader”, och lösenordet är det du satte med verktyget.
• Ändra standard databasen till den ACT! databas som du vill arbeta med

När det är klart, kommer du att bli presenterad med alla tabeller i ACT! databas. Du kan nu använda dem som en Access-tabell – skapa en rapport, tillämpning, analys, etc.

Till exempel, skapa ett program för projekt-och tidredovisning. Vissa ACT! användare är märkta med en Ja/Nej-fält i ACT! som sätter dem till en ”aktiv” status. I Access skapa ett makro att importera bara de kontakter med fältet satt till ”Ja” och lägg dem till huvudtabellen i Access, som är hörnstenen för ett tracking system. På detta sätt finns alltid de mest aktuella kontaktuppgifterna i Access, direkt från ACT!.