090-713550 support@zoft80.com

ACT! kan göra utskick av massbrev till dina kontakter. Fördelen med att använda ACT! för massbrev är att det sparar en historik om meddelandet som gått ut till kontakten. Det kan också personifiera budskapet vilket gör det mer troligt att kontakten kommer att läsa hela meddelandet.
För att göra ett utskick börjar du med att skriva en mall.

I ACT! väljer du Write – Letter/E-mail Template.
MS Word öppnas med ett popup-fönster ”Add Mail Merge Fields” där du kan välja vilka fält du vill inkludera i din mall. Som standard kommer det att välja fält från Contact.
Ignorera pop-up fönstret nu och skriv ditt meddelande.
När du kommer till en plats där du vill infoga information från databasen flyttar du över till pop-up fönstret och markera det fält du vill infoga och klickar på ”Add” eller dubbelklickar på fältnamnet. Det kommer att infoga fältnamnet så här: i din mall. När du gör massutskicket kommer det att ersättas med förnamnet på kontakten som får meddelandet.
Om det är ett budskap som både du och andra ACT! användare kommer att använda bör du avsluta meddelandet med kopplingsinstruktionerna för kontaktnamn och andra fält från My Record istället för Contact. Det gör det möjligt för alla ACT! användare att använda samma mall utan att behöva lägga till sitt namn i mallen. Därmed kommer det alltid att skrivas ut namnet på ACT! användare som gör massutskicket.
Innan du börjar massutskicket måste du titta igenom vilka kontakter som bör få ditt meddelande. Det bästa sättet är att ha dem alla i en grupp.

Redo att göra massutskicket?

När du har en grupp för att skicka meddelandet till, börja då med att skicka meddelandet till dig själv! Gör Lookup av My Record. Det kommer att bespara dig mycket bekymmer om du har gjort något fel i mallen.

Kontrollera att Outlook körs, jag har haft en del problem när Outlook inte har varit i gång innan jag kört ACT! massbrev.
I ACT! väljer du Write – Mail Merge – E-mail – bläddra till din mall och öppna den – välj vilka som ska få ditt meddelande.
För första utskicket bör du välja Current contact (dig själv). När du har kontrollerat att meddelandet som du får i inkorgen ser ut som det ska, går du vidare och upprepar processen genom att välja Curren lookup eller väljer en grupp.
Ange ett ämne för ditt meddelande och välj vad du vill ska sparas i historiken.
På nästa skärm väljer du vad du ska göra med kontakter som inte har en e-postadress.
När du på sista bilden klickar på Finish kommer ditt meddelande att sändas med hjälp av Outlook.
Skicka inte till fler än 2-300 mottagare varje gång. Din internetleverantör kan ha begränsningar för hur många e-postmeddelanden du får skicka i timmen och om du skickar stora mängder e-post kan du betraktas som en spammare.

Om du behöver skicka stora mängder skulle jag rekommendera att du använder Swiftpage som är mycket väl integrerat med ACT! Du kan öppna ett testkonto hos dem, du kan skicka upp till 50 e-postmeddelanden per dag med testkontot.