Export av notes från ACT!

Den vanliga exporten i ACT! ger ingen möjlighet att exportera t.ex. Notes.

Men det finns möjlighet att komma runt detta genom att skapa en rapport.

1. Börja med att i ACT! välja Reports – New Template – Empty Contact Report. Den del av rapporten vi skall använda är fältet under Detail.
2. Klicka på menyalternativet Field och klicka i fältet under Detail. I fältet för Select a record type: väljer du Contact Note. Dubbel klicka på de fält du vill exportera, t.ex. Contact, Create Date och Regarding. Stäng rutan för val av fält när du är klar.
3. De fält du valt finns nu inlagda under varandra i fältet Detail. Dra upp alla fält så att alla fält finns på en rad.
4. Fick du inte plats med all information på en rad? Välj då File – Page Setup. I fältet Storlek väljer du ett pappersformat som ger plats för mycket information, t.ex. A3. Ändra sedan Orientering till Liggande och klicka OK.
5. För att få så mycket av texten som möjligt på en rad tar du tag i höger sida av fältet Regarding och drar ut det så långt det går.
6. Placera musen i överkant på Page Footer så får du en dubbelriktad pil. Dra upp Page Footer så att fältet Detail bara blir så högt som de fält du lagt dit. Gör samma sak med alla fält för att slippa en massa blanka rader i exporten.
7. Spara rapporten med ett beskrivande namn och stäng rapportgeneratorn.
8. Välj Reports – Other Contact Reports och sök reda på din nya rapport. Dubbelklicka på rapportnamnet.
9. Klicka på fliken Note och välj det tidsintervall du vill exportera noteringarna för. Du kan även välja vilken/vilka användar som skall inkluderas.
10. Tillbaka på fliken General väljer du om du vill ha rapporten för Current Contact, Current Lookup eller All Contacts.
11. Nu är det bara att välja vart rapporten skall skickas, t.ex. MS Excel.

Lycka till!