Aktivera synkronisering

En extern (Remote) databas kan bara skapas från huvuddatabasen (Publisher).

Synkronisering aktiveras alltid från den externa databasen (Remote), den kan köras med automatik så att du vet att du alltid har den senaste informationen från huvud-databasen (Publisher) och övriga användare.

Förklaring: Funktioner som enbart är tillgängliga i ACT! Premium visas i kursiv stil.

Processen kan köras i bakgrunden så att du slipper avbryta ditt arbete eller vänta på att synkroniseringen skall bli klar. Den dator där huvuddatabasen finns behöver inte ha ACT! i gång.

En förutsättning för att kunna använda synkroniseringen är att alla användare och server har samma version av ACT!. Vilken version du har hittar du under Help – About ACT!

ACT! har 3 typer av synkronisering

  • Application Synchronisation – används för att uppdatera din lokala (Remote) databas med de förändringar som andra användare gjort samt uppdatera den centrala (Publisher) databasen med dina ändringar.
  • Network Synchronisation – fördelen med denna metod är att synkroniseringen kan göras oavsett om den centrala (Publisher) databasen är öppen eller inte.
  • Internet Synchronisation – används när du vill synkronisera över Internet, fördelen med denna metod är att synkroniseringen kan göras oavsett om den centrala (Publisher) databasen är öppen eller inte. Microsoft IIS måste vara installerat, för anvisningar se www.microsoft.se

I de första 2 fallen sker synkroniseringen över ett lokalt nätverk (LAN), Wide Area Network (WAN) eller Virutal Private Network (VPN).

Network och Internet Synchronisation kan bara användas om du har ACT! Premium.

Innan du kan använda Application Synchronisation måste Windows XP brandvägg stängas av.

Aktivera synkronisering för huvuddatabasen (Publisher)

  1. Starta ACT! och öppna huvuddatabasen
  2. Välj Tools – Synchronisation – Select a Synchronisation Task
  3. Välj Enable Synchronisation – Yes

Tillåt inkommande synkroniseringspaket

(Gäller bara för Application Sync)

Huvuddatabasen måste tillåta inkommande synkroniseringspaket från de externa användarna.

  1. Välj Tools – Synchronize – Accept Incoming Syncs.
  2. Kontrollera att rätt port (65100 är standard) är angiven.
  3. Klicka OK.

När Sync Server har startat är huvuddatabasen klar att ta emot synkroniseringspaket.

Skapa ett Sync Set

Ett Sync Set är en definition av vad som skall synkroniseras. Det kan vara en eller flera användare, en eller flera kontakter. Vilka kontakter som skall ingå definieras av Sync Set Criteria.

  1. Starta ACT! och öppna Publisher databasen.
  2. Välj Tools – Synchronization Panel – Select a Synchronization Task – Manage Sync Set.
  3. Välj Create New Sync Set och ge den ett namn och eventuellt en beskrivning.
  4. Välj Next – All current and future users of this database om alla användare skall ha tillgång till samma information eller Selected Users och välj vilka användare som skall ingå i detta Sync Set.
  5. Välj Next – Synchronize all available contacts om du vill synkronisera hela databasen eller Define Sync Set criteria om du vill synkronisera vissa kontakter.

Om du vill synkronisera vissa kontakter, alltså valt Define Sync Set, öppnas en ny bild där du kan sätta villkoren för att en kontakt skall ingå i detta Sync Set.

Klicka på drop-down pilen i de 4 fälten för att göra ett urval av vilka kontakter som skall ingå i urvalet, avsluta med att klicka på Add to list. Om det är fler villkor som skall vara uppfyllda fyller du i fälten en gång till, du får då möjlighet att välja mellan And/Or. Vill du göra det riktigt komplicerat kan du även innesluta 2 eller fler villkor inom parentes.

Välj Preview för att se vilka kontakter som faller inom ramen för din selektering. Du kan klicka på diskett-symbolen för att spara urvals-villkoren till ett annat tillfälle. Klicka OK för att avsluta.

Skapa en Remote Databas

En Remote Databas måste skapas för varje användare du skall synkronisera med. Databasen kommer att innehålla alla kontakter, noteringar, historik, aktiviteter och affärsmöjligheter som ingår i ditt Sync Set. Den kan också innehålla externa filer och bilagor.

En Remote Databas har extension .RDB och blir normalt sett rätt stor. Du kan skapa denna .RDB-fil på din dator eller – via nätverket – på den externa datorn. I de flesta fall kan du inte skicka filen med e-post eftersom den blir så stor. En Remote Databas skapad av demo-databasen blir över 7 MB stor. Andra metoder att leverera .RDB-filen är att bränna ner den på en CD eller använda FTP för att skicka över den.

  • Viktigt: När du synkroniserar en databas, se till att du och dina partners använder samma version och utgåva av ACT!. Du kan kontrollera ditt versionsnummer genom att klicka på About ACT! från Hjälp-menyn. Versionsnumret visas i det övre högra hörnet. Utgåvan visas som, antingen, ACT! Premium eller ACT! överst i dialogrutan.
  • Viktigt: Se till att du är inloggad på Windows med lokala administratörsrättigheter innan du skapar en fjärrdatabas.
  • Anmärkning för Windows Vista-användare: User Account Control måste vara avstängd under denna process.

Använd följande steg för att skapa en Remote Databas:

  1. Starta ACT! och öppna Publisher databasen.
  2. Välj Tools – Synchronization Panel – Create Remote Database
  3. Ge databasen ett namn och ange var .RDB-filen skall skapas. Använd Browse om du vill skapa den på ett annat ställe än det föreslagna.
  4. Välj Next och sedan vilket Sync Set som skall användas för den databas du vill synkronisera med.
  5. Välj Next, välj sedan om du vill synkronisera de externa filer som kallas Supplemental files, de består av layouter, rapport- & dokumentmallar samt sparade urvalsfrågor.
  6. För bilagor kan du välja om bilagor skall synkroniseras eller ej. Bilagor är dokument och e-post som kopplats till de kontakter som ingår i ditt Sync Set. Om du väljer att inte synkronisera bilagor kan du ändå inkludera dem när databasen skapas första gången.
  7. Välj hur många dagar det får gå mellan 2 synkroniseringar innan en Remote Database anses för gammal, 30 dagar är standard vilket kan vara för kort om användaren tar mer än 30 dagars semester. En Remote Databas som blivit för gammal måste initieras på nytt från Publisher, därmed går eventuella ändringar som gjorts i Remote Database, sedan föregående synkronisering, förlorade.
  8. Välj Next och ange Connection Type:
    • Network (inside a firewall) används vid Network och Application Synchronization
      • Både Machine Name och Port kan ändras vilket INTE är att rekommendera.
    • Internet (outside a firewall) används endast av ACT! Premium vid Internet Synchronization.
      • Ange URL eller IP-adress till server där du installerat ACT! Internet Sync Server enligt nedan.
  9. Välj Next och markera kryssrutan om du vill skydda .RDB-filen med ett lösenord
  10. Välj Finish för att skapa .RDB-filen, upprepa sedan från punkt 3 om du vill skapa en Remote Database för ytterligare en användare.

Installera och aktivera ACT! Network Synchronization Service

(Gäller bara för Network Synchronization)

Innan du kan använda ACT! Network Synchronization måste du installera ACT! Synchronization Server:

  1. Programmet finns på ACT! Premium disk nr 1, sätt in CD-skivan.
  2. Välj Install ACT! Synchronization Services – ACT! Network Synchronization Service. Eventuellt får du upp ett meddelande om att ytterligare Microsoft komponenter måste installeras, välj Ja.
  3. Följ anvisningarna under installationen, markera kryssrutan Launch Network Sync.
  4. Välj Add och öppna den Publisher databas som skall synkroniseras.
  5. Välj Start Sync Service – OK – Exit (stänger bara fönstret, tjänsten är aktiv till dess att du väljer Stop Sync Service) Du ser en ikon i form av 2 pilar  som pekar snett uppåt resp. nedåt, till höger på statusraden. Dubbelklicka på ikonen för att öppna fönstret igen.

Installera ACT! Internet Synchronization Service

(Gäller bara för Internet Synchronization)

Du måste ha Internet Information Services 4.0 eller senare installerat för att kunna konfigurera IIS Virtual Roots.

  1. Programmet finns på ACT! Premium disk nr 2, sätt in CD-skivan.
  2. Välj Install ACT! Synchronization Services – ACT! Internet Synchronization Service.
  3. Följ anvisningarna under installationen, i de flesta fall är det bara att acceptera de värden som föreslås.

Du måste konfigurera den komponent av IIS som skapades under installationen innan du kan synkronisera, seKonfigurera SyncConfigFile.xml

Konfigurera SyncConfigFile.xml

(Gäller bara för Internet Synchronization)

Du måste redigera denna fil så att den innehåller namnen på databasen och datorn:

  1. Använda Utforskaren för att bläddra till den mapp som innehåller ACT! Internet Sync, normaltC:\Program\ACT\ACT for Windows\ACT Internet Sync\
  2. Höger-klicka på filen SyncConfigFile.xml, välj sedan Redigera för att öppna filen i Anteckningar
  3. I filen ser du en rad med följande utseende <DATABASE NAME=”MYDATABASE” MACHINE=”MACHINE1! />
  4. Byt ut ”MYDATABASE” mot namnet på din databas inom citationstecken, använd endast versaler och ingen extension (.pad). Tips: Namnet på din databas hittar du genom att, i ACT!, välja Help – About ACT! – Database Info.
  5. Byt ut ”MACHINE1″ mot namnet på din dator inom citationstecken, använd endast versaler. Tips: Namnet på din dator hittar du genom att höger-klicka på Min dator – Egenskaper. Namnet finns under flikenDatornamn.
  6. Spara tillbaka filen efter redigering och avsluta Anteckningar.

Inställning av Manage Server Information hos Remote användaren

(Gäller bara för Internet Synchronization)
  1. Starta ACT! och öppna den databas som skall synkroniseras med huvuddatabasen (Publisher).
  2. Välj Tools – Synchronization Panel – Manage Connection Information.
  3. Ange Connection Type:
    • Internet (outside a firewall) används endast av ACT! Premium vid Internet Synchronization.
    • Ange URL eller IP-adress till server där du installerat ACT! Internet Sync Server enligt nedan.
  4. Välj Finish

När du gjort alla inställningar måste du kontrollera att din ”Default Web Site” är startad i IIS på servern innan du kan påbörja synkroniseringe.

Packa upp och installera en Remote Database

De användare som skall använda en Remote Database måste packa upp och installera databasen innan de kan synkronisera. På sin lokala installation av ACT! skall de göra följande:

  1. Välj File – Restore – Database – Unpack and Restore Remote Database – OK
  2. Använd Browse för att söka reda på den .RDB-fil som kommit från Publisher
  3. Acceptera det förslag som finns på placering av databasen eller använd Browse för att skapa databasen på ett annat ställe.
  4. Välj OK och databasen skapas.
  5. Öppna den skapade databasen med File – Open och välj den .PAD-fil som finns för den nyss skapade databasen.

Initiera en synkronisering från en Remote Database

En Remote användare måste alltid själv initiera när en synkronisering skall göras. Det görs genom att

  1. Starta ACT! och öppna den Remote Database som skall synkroniseras.
  2. Välj Tools – Synchronize – Synchronize Now. Klickar du i rutan för Auto minimize in taskbar kan du fortsätta att arbeta och får ett meddelande när synkroniseringen är klar.
  3. När synkroniseringen är klar kan du gå till Tools – Synchronization Panel och välja View Sync Log för att se vad som hände.